Potrivit raportului publicat de Curtea de Conturi Europeană, Comisia a finalizat Sistemul de Informații Schengen din a doua generație cu o întârziere de peste șase ani de față de data planificată inițial și la costuri de opt ori mai mari decât bugetul estimat la început. Întârzierile și depășirea costurilor se explică prin deficiențele apărute în gestionarea proiectului de către Comisie, într-un context dificil de guvernanță.

Sistemul de Informații Schengen este utilizat de polițiștii de frontieră, de organele de poliție, de autoritățile vamale, de autoritățile competente în materie de vize și de autoritățile judiciare în întregul spațiu Schengen. Acesta conține informații (alerte) privind persoane care ar putea fi implicate într-o infracțiune gravă sau care sunt suspectate de a nu avea dreptul de a intra sau de a rezida în UE. Sistemul conține, de asemenea, alerte privind persoane dispărute și obiecte pierdute sau furate, cum ar fi bancnote, vehicule, arme de foc și documente de identitate. Alertele sunt introduse în sistem de către autoritățile naționale.

„În 2001, Consiliul UE a încredințat Comisiei sarcina de a dezvolta o nouă versiune a Sistemului de Informații Schengen”, a declarat domnul Pietro Russo, membrul Curții responsabil de raport. „Termenul fixat inițial era însă nerealist și, într-o primă fază, Comisia nu a alocat pentru proiect personal suficient, care să dispună de expertiza necesară. Prin urmare, Comisia a fost în măsură să gestioneze în mod eficace principalul contract de dezvoltare numai începând din 2009. În plus, Comisia nu a reușit să valorifice în mod suficient experiența utilizatorilor finali, iar cerințele privind sistemul s-au modificat în prima parte a proiectului.”

Estimarea indicativă inițială a costurilor care urmau să fie plătite de la bugetul UE pentru sistemul central subestima în mod semnificativ adevărata valoare a investițiilor necesare. Costul total al SIS II s-a ridicat la 189 de milioane de euro pentru sistemul central, cuantum la care trebuie adăugată o sumă estimată de peste 330 de milioane de euro pentru sistemele naționale. În același timp, principalul beneficiu preconizat inițial în legătură cu SIS II a devenit mai puțin relevant în condițiile în care SIS 1 fusese extins cu succes la noile țări membre. Având în vedere aceste schimbări majore apărute la nivelul costurilor și al beneficiilor preconizate, Comisia nu a demonstrat că SIS II prezintă din toate punctele de vedere cel mai bun raport costuri-beneficii pentru organizație.
Comisia a învățat însă din experiența dobândită în prima parte a proiectului, ceea ce i-a permis să își schimbe abordarea în faza finală a proiectului, demarată în 2010, și să finalizeze SIS II în aprilie 2013. Pe lângă aceasta, Comisia a aplicat deja unele lecții învățate în urma dezvoltării SIS II în pregătirea altor proiecte IT de mari dimensiuni.

În cadrul acestui raport special (nr. 3/2014), intitulat „Lecții învățate în urma dezvoltării Sistemului de Informații Schengen din a doua generație (SIS II) de către Comisia Europeană”,s-au examinat motivele pentru care Comisia a finalizat SIS II cu o întârziere de peste șase ani față de data planificată inițial și la un cost mult mai mare decât estimările inițiale. De asemenea, Curtea a analizat dacă a existat o justificare economică riguroasă pentru SIS II pe parcursul proiectului, care să fi luat în considerare schimbările majore apărute în ceea ce privește costurile și beneficiile preconizate. De asemenea, Curtea a evaluat dacă Comisia a învățat din experiența gestionării acestui proiect și dacă a aplicat lecțiile învățate.

Curtea a constatat că întârzierile și depășirea costurilor se explică prin deficiențele apărute în gestionarea proiectului de către Comisie, într-un context dificil de guvernanță. Aceste probleme au afectat, în special, prima parte a proiectului, până în 2009. În pofida schimbărilor majore apărute în cursul proiectului în ceea ce privește costurile și beneficiile preconizate, Comisia nu a reevaluat justificarea economică de la baza SIS II pentru a demonstra că proiectul rămânea în continuare o prioritate organizațională care prezenta un randament mai mare al investițiilor decât alte opțiuni. Nu a existat nicio decizie cu privire la continuarea sau la abandonarea proiectului care să fie bazată pe o reevaluare a costurilor și a beneficiilor. Comisia a învățat din experiența dobândită în prima parte a proiectului, ceea ce i-a permis să își schimbe abordarea în faza finală a proiectului, demarată în 2010, și să finalizeze SIS II în aprilie 2013.

Pe baza constatărilor formulate, Curtea consideră că, atunci când gestionează dezvoltarea unor sisteme IT de mari dimensiuni, Comisia ar trebui:

1. să fixeze calendarul proiectelor pe baza unei analize tehnice a sarcinilor care trebuie îndeplinite;
2. să se asigure că toate proiectele sunt integrate în mecanismele interne de guvernanță IT ale Comisiei și să valorifice pe deplin expertiza internă pentru a gestiona în mod eficace activitatea contractanților;
3. să se asigure că nevoile operaționale și opiniile utilizatorilor finali sunt luate în considerare în mod suficient în cadrul procesului decizional;
4. să asigure aprobarea justificării economice înainte de a se trece de la faza de inițiere a proiectului la cea de planificare, precum și reaprobarea acesteia în cazul în care intervin schimbări majore în ceea ce privește costurile proiectului, beneficiile preconizate, riscurile sau celelalte opțiuni posibile;
5. să se asigure că deciziile majore legate de proiect sunt documentate într-un registru al deciziilor, astfel încât acestea să fie ușor de urmărit;
6. să se asigure că există o coordonare globală eficace atunci când un proiect necesită dezvoltarea unor sisteme diferite, dar dependente, de către contractanți diferiți;
7. să dezvolte sisteme IT de mari dimensiuni utilizând module constitutive interoperabile care să poată fi reutilizate cu ușurință, pentru a preveni dependența de un singur contractant și
8. să transmită concluziile pe care le-a desprins în urma auditului efectuat de Curte direcțiilor generale, instituțiilor UE, agențiilor și celorlalte organisme ale Uniunii. Comisia ar trebui să evalueze dacă au fost obținute beneficiile preconizate ale SIS II.

Pagini Utile

1. O scurtă înregistrare video a interviului cu membrul Curții de Conturi Europene responsabil de acest raport